Information zu der Verarbeitung Ihrer Daten, bei der Nutzung des Videokonferenzsystems

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist verantwortlich:

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Die Benutzung des Videokonferenzsystems bedarf nicht zwingend einer Benutzerkontenerstellung und für die Terminplanung werden Ihr Vor- und Nachname verarbeitet. Zusätzlich wird der Inhalt der Konferenz (wie bei einem Bewerbungsgespräch üblich) verarbeitet und dient der Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
 
„Microsoft 365“ und „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18D18 P521, Ireland. Das bedeutet, dass alle im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ durchgeführten Datenverarbeitungen durch Microsoft Ireland Operations Limited erfolgen. Microsoft Ireland Operations Limited wird dabei als sogenannter Auftragsverarbeiter für die JOB Kontor GmbH tätig.

Die Verarbeitung der folgenden personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen „Microsoft Teams“ als Tool für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen digital zur Verfügung stellen zu können.
 
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. 

Folgende Datenarten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Abteilung (optional), Anzeigename („Displayname“), Bevorzugte Sprache
• Protokoll-Dateien/Meeting-Metadaten wie zum Beispiel: Thema, Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort und IP-Adresse. Weiterführende Informationen finden Sie hier: https://learn.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/teams-privacy 
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-Funktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die MS Teams-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen. Externe können lediglich an einer Besprechung teilnehmen. Sofern sie sich über ein bereits bei Microsoft registriertes Konto anmelden, können „Angaben zum Benutzer“ (siehe oben) und „Meeting-Metadaten“ verarbeitet werden. 

Jeder Nutzer kann alternativ an Besprechungen auch per Webbrowser teilnehmen und sich hier mit einem eigenen ausgedachten Anmeldenamen anmelden. In diesem Fall werden der Anmeldename, sowie die Daten aus den „Meeting-Metadaten“ verarbeitet. 

Die Art und Weise, wie Ihre Daten von Microsoft verarbeitet werden, welche Maßnahmen von Microsoft zu Ihrem Schutz getroffen werden und die Datenschutzerklärung von Microsoft können Sie unter dem nachfolgenden Link einsehen: 
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy 
 
Videokonferenzen werden durch die JOB Kontor GmbH niemals aufgezeichnet oder gespeichert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
 
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten werden wir in diesem Fall selbstverständlich beachten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und dient der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
 
Weiterhin findet die Datenverarbeitung seine Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir begründen unser berechtigtes Interesse darin, Ihnen eine Alternative zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch, hinsichtlich örtlicher Entfernung zu bieten. Um Ihre Interessen zu wahren, wurde im Vorwege ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Microsoft Corporation geschlossen und die Videokonferenz ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sofern beide Teilnehmer diese Einstellungen aktiviert haben.
 
Sollten Sie dennoch Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, kann auf Wunsch und ohne Nachteile ein Telefoninterview vereinbart werden.
 
Sofern Sie während der Videokonferenz freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

Meeting-Inhaltsdaten werden nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Es finden somit keine Video- oder Tonaufnahmen durch die JOB Kontor GmbH oder Microsoft statt.
 
Wir bitten die Teilnehmenden in Hinblick auf die geltende Rechtslage ebenfalls keine Video- oder Tonaufnahmen anzufertigen.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt in der Regel nicht. Zur Sicherheit wurden Datenverarbeitungs- und Sicherheitsbedingungen (Data Protection Addendum (DPA)) definiert und der Speicherort für Daten auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt.

In einzelnen Fällen können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) verarbeitet werden. 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
 
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht gemäß Art. 16, 17 und 18 DSGVO.
 
Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit oben genannten Zwecken. Den Widerspruch und Ihre Betroffenenrechte können Sie formlos gegenüber unserem Datenschutzbeauftragten melden unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutz@jobkontor.com 
 
Beschwerderecht
 
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Stand: Juli 2023